El pasado 11 de octubre se lanzó el nuevo Microsoft Office 2021 aprovechando el lanzamiento de Windows 11.
Se trata de una versión muy esperada por el gran número de actualizaciones que trae consigo. De estas actualizaciones ya venimos disfrutando los suscriptores de Microsoft 365 pero incluso para nosotros, es una gran noticia que cada vez más personas puedan utilizar las nuevas herramientas. En mi caso me permitirá utilizar en las plantillas de los clientes, funciones de hoja que antes no podía (BUSCARX, FILTRAR, etc.).
Los demás programas de Office también han recibido muchas actualizaciones pero ha sido Excel el que se ha llevado la mayor parte de los cambios.
Atención: Algunas de las características que aparecen aquí debajo no están disponibles para licencias de Office LTSC (las que no se conectan a internet).
¿Quieres conocer las novedades? ¿Quieres saber si merece la pena actualizar a Office 2021 o dar el salto a Microsoft 365? Te lo cuento en esta publicación:
1. Coautoría
Ya puedes abrir el mismo archivo de Excel junto a tus compañeros y trabajar sobre él simultáneamente. Los coautores del documento podréis ver los cambios de los demás usuarios en tiempo real. Para utilizar esta característica el libro debe almacenarse en una cuenta de OneDrive, ya sea personal o de empresa. También puedes guardarlo en SharePoint
Puedes encontrar más información sobre esta característica aquí.
2. Comentarios más modernos
Para una mejor experiencia de coautoría también se ha modernizado el sistema de envío de comentarios y notas.
Debes tener en cuenta que Microsoft ha cambiado el nombre de los comentarios y las notas.
En Excel 2019 y anteriores los comentarios eran aquellos que se introducían en las celdas para informar de su contenido.
A partir de Excel 2021 los comentarios servirán para comunicarte con los coautores del archivo de Excel pudiendo mantener conversaciones.
Las notas son, a partir de Excel 2021 los antiguos comentarios. Sirven para aclarar el contenido de una celda y no permiten conversar con otros del equipo.
3. Conocer quién está trabajando en el mismo libro que tú
Además de poder colaborar con otras personas trabajando en el mismo libro, puedes ver en qué parte de la hoja se encuentran los demás usuarios y qué están modificando.
4. Nuevo diseño
Gracias al nuevo Windows 11 la interfaz de las aplicaciones de Office también han tenido un rediseño importante, siendo más moderna. Ahora podrás trabajar en una ventana más limpia y clara y con unos iconos con el mismo estilo.
5. Nuevas funciones de hoja
Como sabes, en cada versión de Excel que sale al mercado se incluyen nuevas funciones que revolucionan la forma de trabajar de muchos usuarios. Por ejemplo, cuando se lanzó Excel 2019 se introdujeron funciones como MAX.SI.CONJUNTO, SI.CONJUNTO, UNIRCADENAS o CONCAT (entre otras).
Si eres de los que actualizarás a Office 2021 tendrás las siguientes funciones:
- BUSCARX: Superpoderes para tus búsquedas. Tiene muchas opciones de configuración con las que encontrarás cualquier valor que necesites.
- COINCIDIRX: Devuelve la posición de un rango en la que se encuentra cierto valor. Se diferencia de COINCIDIR en que es capaz de buscar de abajo hacia arriba, pues incorpora otro argumento más.
- UNICOS: Devuelve una lista de valores únicos (sin repetir de un rango o matriz). Funciona con cualquier tipo de dato.
- ORDENAR: Permite ordenar los valores de un rango o matriz según los parámetros que introduzcas.
- ORDENARPOR: También ordena los valores de un rango pero esta vez según un orden personalizado.
- SECUENCIA: Crea una secuencia de números consecutivos (o con el intervalo que le indiques).
- MATRIZALEAT: Genera una matriz de números aleatorios según un número de filas y columnas y unos límites máximo y mínimo.
- FILTRAR: Devuelve los valores de un rango o matriz que coincide con uno o varios criterios.
- LET: Permite asignar nombres a los resultados de los cálculos para crear nuevos cálculos con ellos.
La mayoría de las funciones anteriores son 'funciones de matriz dinámica'. Este tipo de función tiene muchas ventajas de las que carecen las funciones normales, como la capacidad de 'derramar' o 'desbordar' muchos resultados de una sola fórmula en varias celdas, así como evitar la introducción de matrices con las teclas Ctrl + Mayús + Intro.
Tienes más información sobre matrices dinámicas y rangos desbordados aquí y aquí.
6. Vistas de hoja personalizada
Hasta ahora, al colaborar con otras personas en el mismo documento, todas compartían la misma vista. Esto significa que si una persona configuraba un filtro en una tabla, las demás veían también la tabla filtrada.
A partir de Excel 2021 podrás crear vistas personalizadas en una hoja sin interrumpir la visualización de los demás. Podrás hacer modificaciones a nivel celda independientemente de la vista en la que te encuentres.
7. Nueva ficha contextual: Accesibilidad
Esta ficha agrupa todas las herramientas necesarias paa crear libros de Excel accesibles.
Antes de compartir un documento con otra persona o guardarlo en una ubicación pública te recomiendo comprobar antes si existen problemas de accesibilidad. Desde el botón Comprobar accesibilidad podrás:
- Encontrar posibles problemas de accesibilidad en el contenido
- Introducir textos alternativos en imágenes y gráficos.
- Anclar celdas para crear una estructura clara de datos.
- Solucionar problemas en el contraste del color.
8. Mejoras en la velocidad de cálculo
Posiblemente ni lo notaremos pero se ha mejorado el rendimiento del cálculo de algunas funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI o PROMEDIO.SI.
9. Mostrar al mismo tiempo varias hojas ocultas
Quizá te parezca una tontería pero cuando trabajo con plantillas de Excel que contienen muchas hojas, a veces pierdo mucho tiempo mostrándolas, porque antes solo se podía seleccionar una de ellas cada vez (ocultarlas siempre se han podido ocultar varias a la vez). A partir de Excel 2021 podrás seleccionar una o varias hojas a mostrar al mismo tiempo.
10. Nuevos contenidos de imágenes e iconos
La biblioteca de imágenes iconos aumenta día tras día (los suscriptores de Excel 365 lo vemos cada mes). En Office 2021 (esta biblioteca la comparten todas las aplicaciones) te vas a encontrar una enormísima (no sé si existe la palabra ????) cantidad de imágenes, iconos, formas y modelos 3D para incrustar en tus trabajos.
11. Autoguardado
Evita tener que guardar tus archivos periódicamente. si los guardas en OneDrive personal o empresarial o SharePoint Online y activas la opción 'Autoguardado' los cambios se guardarán automáticamente. Además tienes la posibilidad de volver a una versión anterior del archivo, pues Excel va guardando los cambios de uno en uno pudiendo acceder a cualquiera de ellos en un determinado momento.
12. Mejoras en la introducción de datos a lápiz
Se han includo nuevas características en la ficha Dibujo: Borrador, Regla y Lazo. Ahora es más fácil introducir información a mano.
13. Estadísticas generales del archivo
Si te haces preguntas acerca de la información que contiene tu libro de Excel, la nueva versión tiene algunas estadísticas para ayudarte. Se encuentran en la ficha Revisar. Como ves en la imagen de debajo puedes ver datos relativos a la hoja activa y al libro completo.
14. Selección de colores en formato HEX
Esta era una característica muy solicitada y por fin la han hecho realidad. Se ha agregado un nuevo campo de texto para introducir valores de color hexadecimales. Ya no es necesario convertir el HEX en RGB para poder introducirlo en Excel.
Admite colores en formato #FFFFFF o #FFF.
¿Merece la pena actualizar a Office 2021?
En mi opinión, un rotundo SÍ. Solamente por poder usar matrices dinámicas y las funciones FILTRAR y BUSCARX ya merece la pena. Si no te lo crees echa un vistazo a los dos enlaces que te he dejado más arriba (en la sección de Nuevas funciones).
Pero si me dieran a elegir entre usar Office 2021 y Microsoft 365 me quedaría sin duda con la última opción, pues siempre está actualizado y tienes un almacenamiento de 1 TB para tus archivos, espacio más que suficiente para hacer copias de seguridad de tu ordenador o guardar las fotos del último verano.
El precio de Office 2021 oscila entre los 299 € que cuesta la versión Hogar y Empresas y los 579 € que cuesta la versión Professional Plus.
Conclusión
Sin duda Microsoft ha hecho una de las mejores actualizaciones de Office de los últimos años. No solo por la cantidad de mejoras sino por la calidad de las mismas. El concepto de 'matrices dinámicas' ya se estaba utilizando en Google Sheets desde hacía varios años e hizo que muchos usuarios se cambiaran de hoja de cálculo para poder utilizarlas. Ahora les estamos esperando de vuelta ????.
Si a ti también te han gustado las novedades comenta aquí abajo. Y no dudes en compartir la publicación con otros Excelers que puedan necesitarlo.
