Excel 2016 - Conoce todas las novedades

Cada vez que Microsoft publica una nueva versión de Office se arma el revuelo universal. Todos los medios de comunicación, incluidos los televisivos ofrecen algún tipo de noticia sobre ello.

Antes de ponerme a enumerar las novedades de Excel 2016 he de confesar que la mayoría de ellas sólo las he probado para escribir este artículo. Pienso que es prácticamente imposible que una sola empresa (con todos sus diferentes departamentos) utilice más del 30% de todas las herramientas que tiene Excel… y yo no voy a ser menos.

¿Qué tenemos de nuevo en Excel 2016?

Gráficos: la novedad de la que todo el mundo habla

La novedad más destacable de Excel 2016 es sin duda la de los seis nuevos tipos de gráfico que complementan a los ya existentes. Los comento brevemente:

1 Gráfico de cascada

Muy útil para analizar cotizaciones o datos empresariales. Es muy parecido al tipo de gráfico de Pérdidas y ganancias donde es muy importante tener una visión global y simultánea de las pérdidas y ganancias, de los totales y de otras variables (impuestos, costes o ingresos imprevistos, etc.).

2 y 3 Histograma y gráfico de Pareto

Estos tipos de gráfico analizan frecuencias de datos. La diferencia entre uno y otro está en el orden en que se muestran. En el de Pareto aparecen ordenados por frecuencia.

4 Cajas y bigotes

Utilizado principalmente para comparar categorías recogidas de variables estadísticas como la mediana, el rango, la dispersión, los cuartiles, los datos atípicos y la asimetría. Las cajas muestran la dispersión y los "bigotes" (las líneas horizontales) muestran el resto de datos.

5 Mapa de árbol

Cuando los datos a analizar contienen jerarquías, puedes utilizar este tipo de gráfico para destacar las proporciones que cada categoría aporta a sus categorías superiores y al total.

Como ves en la imagen, el gráfico se ordena según los importes y según las tiendas.

6 Proyección solar

También sirve para destacar proporciones en el conjunto de datos, pero este tipo de gráfico puedes utilizarlo además para visualizar cómo se constituyen las jerarquías.

No está mal, ¿verdad? Aunque Excel no podrá competir nunca con programas expresamente dedicados a la visualización de datos, se va acercando cada vez más deprisa a ellos. Estamos en la era de los datos y no se puede desperdiciar ninguna oportunidad.

Nuevo grupo de comandos: Obtener y transformar

En Excel 2016 se ha integrado Power Query en el núcleo del programa. Hasta ahora solo se había podido instalar como un complemento aparte. Todo ello se ha colocado en un nuevo grupo de comandos llamado Ordenar y transformar dentro de la ficha Datos.

El objetivo final de Obtener y transformar es el de mostrar datos que cumplen determinados criterios, es decir, ejecutar consultas. En este grupo de comandos podrás encontrar todas las herramientas necesarias para ello:

• Se conecta a las fuentes de datos: Excel es capaz de conectarse a la mayoría de fuentes y bases de datos para extraer el contenido, incluso de tu cuenta de Facebook.
• Transforma los datos: Excel convierte los datos extraídos para ayudarte a analizarlos utilizando su Editor de consultas.
• Combina los datos: Se crea un modelo de datos donde se juntan los datos de todas las fuentes de donde se han extraído. Aquí es donde se crea la consulta.
• Comparte los datos: Es posible visualizar y compartir los datos en multitud de plataformas. Dentro del propio Excel es la más común, pero existen otras como Power BI, que facilitan además el análisis de los dato.

Previsión en un clic

A partir de Excel 2016, la previsión de datos en tablas deja de ser lineal para utilizar para su cálculo fórmulas como PREVISION.ETS para hallar los intervalos de confianza.

Mapas 3D ahora integrados en Excel

El complemento PowerMap cambia de nombre y ahora se integra a la perfección con Excel 2016. Recuerda que Mapas 3D son un conjunto de herramientas que geolocalizan los datos en mapas. No pienses que sólo se limita a mostrar simples datos en el mapa sino que es capaz de mostrar estadísticas completas en cualquier zona del planeta.

Nuevas plantillas (financieras, calendario) (sólo en inglés)

Microsoft incorpora dos nuevas plantillas para seleccionar al crear un nuevo libro: flujo de efectivo, para hacer un seguimiento de ingresos y gastos y una plantilla para análisis de acciones. No se encuentran disponibles en la versión española de Excel (por lo menos en es_ES).

Novedades en tablas dinámicas

Tablas dinámicas es la herramienta más útil que tiene Excel (herramienta incorporada) para analizar datos numéricos.

Microsoft está demostrando su apuesta por el perfeccionamiento de las tablas dinámicas. Ya lo demostró en las versiones 2010 y 2013 con la incorporación de PowerPivot al núcleo del programa y en la versión 2016 lo vuelve a hacer incorporando las siguientes mejoras:

• Detección automática de relaciones: Ya no es necesario crear las relaciones manualmente. Excel las creará por ti. Ahora solo tendrás que verificar que la relación se ha creado correctamente y continuar trabajando.
• Crear, modificar o eliminar cálculos personalizados: Puedes hacerlo directamente desde la lista de campos de tabla dinámica en vez de hacerlo desde las fichas contextuales. Un ahorro considerable de tiempo.
• Agrupación de tiempo automática: También se ha automatizado la detección de campos de tiempo. Excel puede agruparlos inmediatamente de forma intuitiva, para que sólo tengas que arrastrarlos de la lista de campos a cualquier zona de la tabla para analizar los datos a tu gusto.
• Botones para acercar o alejar las agrupaciones de tiempo: Permite agrupar o desagrupar por campos de tiempo u otras jerarquías.
• Mejora en el acceso a los campos de datos: Excel 2016 permite acceder más fácilmente a datos externos para incorporarlos en la tabla dinámica.
• Cambios de nombre inteligentes: Puedes cambiar el nombre de los campos directamente en el modelo de datos. Estos cambios se ven reflejados en todas las instancias que hacen referencias a ellos (fórmulas DAX, tablas y cálculos relacionados).

Segmetación de datos múltiple en pantallas táctiles

Se ha creado el botón Segmentación de datos múltiple, situado en el cuadro de segmentación de datos, que permite a los usuarios de tablets o teléfonos móviles segmentar por varios campos a la vez, ya que de otra forma no es posible hacerlo.

Publicar y compartir con PowerBI

Un informe no estará realmente finalizado hasta que lo compartas a través de Power BI. No es nada complicado ya que, pulsando un botón es posible compartir, no solo los informes sino el modelo de datos, que podrán utilizar los usuarios autorizados.

Más estilos para formatos gráficos

Desde esta nueva versión de Excel 2016 tienes disponibles más estilos diferentes para gráficos y formas.

Orientación automática de imágenes

Ahora ya da igual que hagas fotografías en vertical o apaisadas con la cámara de tu móvil. Excel es capaz de detectar la orientación de la imagen y darla la vuelta para que siempre quede con la orientación adecuada.

Nueva ayuda predictiva

Desde el nuevo cuadro de texto que Microsoft ha colocado a la derecha de las fichas, podrás hacer búsquedas predictivas, es decir, a medida que vas escribiendo, van apareciendo las posibles opciones a seleccionar. Para mí, se trata de una gran ayuda, ya que ahorra mucho tiempo de escritura. También puede servir (a mí me lo ha hecho) para descubrir o recordar herramientas que hace tiempo que no utilizo.

Recomendaciones sobre el trabajo que se está realizando

El nuevo panel Recomendaciones ofrece ayuda sobre lo que se pretende hacer en ese momento. No se trata de un mero diccionario que devuelve las definiciones de las palabras introducidas, sino que muestra verdaderos

Introducción de ecuaciones a mano (lápiz)

Ideal para tabletas. Excel es capaz de interpretar y mostrar en notación matemática, las ecuaciones que se introduzcan a mano con lápiz óptico o con el dedo desde una tableta.

Mayor facilidad para colaboración en la nube

Hasta hace bien poco, era impensable que dos usuarios pudiesen modificar un libro de Excel a la vez. Los conflictos entre versiones Usuario-Usuario-Servidor eran tan frecuentes que no merecía la pena compartir los archivos. Con Excel 2016 esto se hace de forma mucho más sencilla pudiendo compartir los archivos en varias plataformas y asignando diferentes permisos a los usuarios.

Historial de versiones mejorado

Si necesitas volver a una versión anterior de tu archivo, ya es posible con Excel 2016, siempre que el archivo a recuperar lo hayas guardado en tu cuenta de OneDrive o SharePoint. Podrás acceder a versiones antiguas con dos clics de ratón

Nuevos temas

Si utilizas Excel como herramienta diaria para tu trabajo (como yo) seguro que no te importa mucho que en Excel 2016 hayan incorporado más temas para personalizar la interfaz del programa. Pero si deseas diferenciar tu pantalla de Excel de las demás, puedes hacerlo desde la ficha Archivo - Opciones - General y seleccionar tanto el tema como el color que desees.

Protección contra pérdida de datos

Excel es capaz de detectar el tipo de datos que está introduciendo el usuario. Si detecta que se están escribiendo datos privados (como números de tarjetas, números de Seguridad Social, cuentas bancarias, etc.), se establecen automáticamente protocolos para impedir la difusión de esa información.

De momento es una característica que sólo funciona en EE.UU.

Resumen

Como he dicho al principio, la mayoría de las nuevas características sólo las he probado para escribir este artículo, pero las dos que más me han llamado la atención y que seguro voy a utilizar bastante a menudo son los mapas de árbol y la nueva característica de Obtener y transformar.

¿Qué te parecen las nuevas características de Excel 2016? ¿Cuáles utilizas tú?