EXCELeINFO add-in y cómo ahorrar tiempo con Excel

Llevo más de 15 años usando Excel y siempre estoy viendo la manera de cómo hacer las cosas más rápido, ya sea con combinaciones de teclas o incluso desarrollando macros. Es por eso que en el año 2010 me decidí a crear un complemento para Excel donde pudiera plasmar aquellas herramientas que me han facilitado el uso de Excel y manipulación de datos.

EXCELeINFO add-in es un complemento el cual tiene más de 40 herramientas con un único objetivo: ahorrar tiempo con Excel. He elegido las 8 herramientas que me ayudan en el día a día  y sin las cuales ya no imagino mi trabajo administrando datos.

Guardar hojas en archivos separados

Cuando majemos muchas hojas en nuestros archivos, en más de alguna ocasión hemos necesitado que cada una de esas hojas se un archivo independiente. Con esta herramienta tendrás la facilidad de elegir aquellas hojas que requieras guardar individualmente, así como tener la opción de elegir el tipo de archivo en que se guardarán. Las opciones de tipo de archivo son:

• Libro de Excel (.xlsx).
• Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm).
• Libro de Excel 97-2003 (.xls).
• Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt).
• CSV (delimitado por comas) (.csv).

Enviar hoja activa por email

En lo personal espero que sea de las herramientas más utilizadas, sobre todo en ámbitos laborales. La pregunta es, ¿cuántas veces has tenido la necesidad de enviar sólo la hoja activa por correo electrónico, pero además con cierto formato?

Insertar filas y columnas

Esta herramienta nos da la facilidad de insertar n cantidad de filas o columnas, ya que tiene un formulario que nos permitirá introducir dichas cantidades. La ventaja de esta herramienta sobre el comando Insertar de Excel, es que si nos toca administrar bases de datos, llega el momento en que necesitamos insertar la cantidad exacta de filas o columnas, y de manera manual se vuelve tedioso y se pierde mucho.

Depurar texto

De todas las herramientas, este conjunto para depurar textos es de lo mejor. Es de lo más común que tengamos que manipular celdas con texto sucio o “dirty data” como se le conoce en inglés. Estas herramientas nos permitirán depurar texto mediante:

• Convertir texto a MAYÚSCULAS, minúsculas, Nombre Propio y Tipo oración.
• Convertir números provenientes de páginas Web a datos que Excel reconozca y pueda realizar cálculos.
• Eliminar espacios excesivos.
• Eliminar caracteres acentuados.

Crear índice con links

Esta herramienta será útil sobre todo cuando tenemos un archivo con muchas hojas de cálculo. Al usarla se crear una lista con los nombres de cada hoja y en cada nombre hay un hipervínculo que te dirige a dicha hoja.

Eliminar filas o columnas vacías

Uno de los problemas comunes a los que nos enfrentamos en Excel es que de repente nuestro archivo sube de tamaño y muchas veces no sabemos el motivo. Las razones por las que un archivo de Excel aumente su tamaño inexplicablemente pueden ser diversas, desde tener muchos formatos en las celdas hasta tener celdas sin uso. En una de las pruebas realizadas, EXCELeINFO add-in logró reducir el tamaño de un archivo de 38 MB a solo 363 KB.

Actualizar todas las Tablas Dinámicas

Si eres de los que acostumbran tener varias Tablas dinámicas en un archivo de Excel, ésta herramienta es para ti. Para no tener que elegir la opción Actualizar en cada de tus Tablas, puedes actualizar todas desde un mismo lugar, además de tener la opción de que las mismas Tablas queden configuradas para que se actualicen al abrir el archivo.

Normalizar / unifcar bases de datos

Cuando trabajamos con bases de datos, siempre nos topamos con registros que vienen escritos de manera diferente, pero que muchas veces se refieren a la misma cosa, tal es el caso de apellidos, departamentos. Dicha diferencia en captura provoca que nuestros filtros o tablas dinámicas no sean efectivas.

La herramienta que se incluye en esa versión del add-in intenta resolver el tema de las bases ‘sucias’, permitiendo filtrar todos los datos únicos e identificarlos para unificar los nombres y así normalizar/unificar nuestras bases para un mejor manejo en las distintas herramientas que nos ofrece Excel para manejo de bases de datos.

El primer paso que realiza la herramienta es un filtro avanzado sobre la columna elegida, para después llenar el ListBox del formulario y hacer el conteo de cada uno de los registros únicos. Al final podemos elegir los registros a unificar y asignarles la captura que deseemos.

Si estás interesado en Optimizar tu tiempo en Excel, no dudes en descargar EXCELeINFO add-in y en dar tu opinión en los Comentarios.